エクセルで空白セルに前のデータを素早く簡単にコピーする方法を具体例で解説

この記事では、Excelでデータで空白セルに一番上のデータを素早く、簡単にコピーする方法を説明します。

方法はいくつかありますが、エクセルの一般機能で対応可能なPower Query（パワークエリ）で説明します。エクセルにはPower Query機能があり、これはあらゆる場面で活用でき、今回のデータコピーの他、使い方はたくさんあります。

私は前職でシステムデータ移行の仕事をしていたのですが、Access（アクセス）を使うことができませんでした。かなり絶望しましたが、あるもので対応することにしました。

強くお願いすれば、導入してくれたかもしれませんが、長期の仕事ではなかったので、あきらめPower QueryとExcel VBAで乗り切りました。その歳に、いくつかのPower Queryの注意点があるとわかりました。詳細を全て紹介するには1記事では無理そうです。ここでは簡単な説明にします。

印刷物を渡されたときちょっと考えてみること

現在の仕事では、印刷されたデータを渡され、チェックすることがよくあります。

手作業では無理だな・・・ということが多いです。それは大量なデータでもあるし、2つの紙情報の並びが一致していない。こんなことがよくあります。

システムからデータインポートができる

少ない場合は目視で確認できますが、大量の場合はシステムからデータをエクスポートするのが効率的です。一番効率が良いのは、チェック対象が両方ともデジタルデータであることです。しかし、いまだに紙でしかデータがもらえないこともあります。

複合機で文字を起こすこともできますが、かなりの確率で文字化けが発生します。これはAdobeなどのPDF変換ソフトを使っても同じです。そのため、紙のデータを正確にデジタル化するのは難しい場合があります。

多くのシステムでは、ExcelやCSV形式でデータをエクスポートできる機能があります。紙でしかデータをもらえない場合は、まずシステムをよく調べてみるとよいでしょう。もしシステムの使い方がわからなければ、職場の人に確認することをおすすめします。ただし、職場の人でもエクスポート機能があることを知らない場合がありますので、その点も注意が必要。

片方は紙だけ

こんなことが多いです。ひとつはCSVデータを出力できても、もうひとつは社内のデータではないことがあり、紙情報のみ。相手方に頼めばもしかしたらデータをもらえるかもしれませんが、いろいろと問題があります。

今の職場で、日本はまだまだ紙文化が多く残っているのだな、と思っています。

同じ列に空白があってフィルター（抽出）すると知りたい情報がわからない

本題です。

元データ

エクスポートしたデータやもらったデータがこのような状態では、抽出した場合日付がわかりません。

例えば、購入先で抽出すると、日付データ不明があります。

変更後のデータ

それどれの一番上の日付をコピーします。

結果です。

大量なデータの場合、これを手作業でコピペするのは大変です。

パワークエリを使う簡単な方法

いくつか方法がありますが、次の方法で説明します。

元データのファイル名：データ.xlsx

最後に・Power Queryとは？初心者向けの簡単説明

Excelには、データのインポート、変換、結合、整理を効率的に行える強力なツール「Power Query」が搭載されています。このツールは、特にデータの前処理やクリーニングに便利で、複雑な操作を自動化することができます。