エクセル表で無意味に空白行を入れてるなら今すぐやめるべき理由を解説

仕事上であらゆるデータを受け取ることがありますが、意外と多いのは必要のない空白行を入れているパターン。次によくある例では、日付が最初の行にだけ入力されていて、次以降空欄ということもあります。

ただし、あるシステムからエクスポートしたデータで、日付が空白になるものもあります。

もし、何かしらの理由がないのにもかかわらず、無駄な空白行を入れている場合、いろんな問題があります。見やすいとかの理由があったとしても、データ利用をする側からは非常に困ることがあります。

空白行で困るデータの例

この例は、現金出納帳です。毎回入力後に科目別の合計金額を知りたいため、このようにしているようです。これは、簡単な解決方法があります。

エクセル表の空白行の問題点

例のエクセル表の問題点です。

必要なデータに罫線を入れた表です。

黄色のセルが問題のある個所です。

データの再利用で困ることがある

空白行が多いと、データを再利用する際に手間が増えます。

例えば、データベースや他のシステムにインポートする場合に空白行を削除する必要があり、作業効率が低下します。

加工するより、直接入力した方が早いこともあります。早いといっても時間はかかります。

見た目が悪く、見にくい

無駄な空白行があると、データの流れが分断され、全体としての見た目が悪くなります。情報を素早く確認するのが難しくなり、データの理解や分析に時間がかかります。

また、印刷する際も無駄な行で困ることがあります。罫線を入れていない場合も困ることがあります。

改善案

今回の例では、無駄な行を削除する方法もあります。

空白行を削除するだけの場合、手順は簡単です。

データの再利用を考えた場合は、このようなデータは避けた方がよいです。