データの整理や分析において、グループごとに一意の連番を振ることがあります。エクセルを使用する際には、「COUNTIF」関数や「PowerQuery」を使うことが便利です。
この記事では、社員の部署異動履歴を例に、社員ごとに連番を振る方法を紹介します。
連番を振るエクセル表の例
E列に社員ごとの連番を振ります。ここでは見やすくするために、社員ごとに青い罫線を入れています。
エクセル関数「COUNTIF」を使った連番の生成
Excelの「COUNTIF」関数を使って、特定の条件に一致するセルの数をカウントします。
=COUNTIF(範囲, 検索条件)
セルＥ２に次の関数を入力し、セルE7までコピーします。
=COUNTIF($A$2:A2, A2)
この例は、各社員番号ごとにその番号が現れる回数を数えるものです。セルA2の社員番号が1000であれば、COUNTIF関数は範囲$A$2:A2内で1000が何回出現するかを数え、その結果をセルB2に表示します。これにより、各社員番号ごとに連番が振られます。
- $A$2:A2：これはセルの範囲を指定しています。$A$2は固定されたセルを指し、A2は相対参照です。例えば、この式がセルB5にある場合、対象範囲はセルA2から現在の行まで（A5まで）となります。
- A2：これは条件を指定する部分です。具体的には、セルA2の値が対象範囲内で何回出現するかを数えます。
PowerQueryを使った連番の生成手順
PowerQueryで社員ごとの連番と追加で社員ごとのデータ数を生成する方法です。
- データをPowerQueryに取り込みます。
- グループ化する列を選択します。
- 詳細設定で新しい列名を指定し、「カウント：個別の行数カウント」を選択します。
- [列の追加]タブ > [カスタム列] で式を入力します。
（1）データ範囲を選択した状態で、[データ]＞[テーブル範囲または範囲から]を選択します。
（2）「テーブルの作成」が表示されるので、「OK」をクリックします。
→PowerQueryエディターが起動します。
（3）社員番号を選んだ状態で、[ホーム]＞[グループ化]を選択します。
→グループ化が表示されます。
（4）「詳細設定」を選択し、次のように設定後、「OK」をクリックします。新しい列名を追加するには、「集計の追加」をクリックします。
- カウント：操作→個別の行数のカウント
- Data（名前は何でもよい）：操作→すべての行
→カウントとDataが追加されます。
（5）[列の追加]＞[カスタム列]を選択します。
（6）カスタム列の式に以下を入力し、「OK」をクリックします。
=Table.AddIndexColumn([Data],"IDX")
※「IDX」は自分のわかりやすい名前でOK
→Dataとカスタムが追加されます。
（7）カスタムの名前の右側をクリックして、「元の列名をプレフィックスとして使用します」のチェックを外し「OK」をクリックします。
→右側に列が追加されます。
（8）不要列を削除し、「閉じて読み込む」をクリックします。
→エクセルシートにデータが表示されます。
もとの表示にしたい場合は、データ内をクリックした状態で、[テーブルデザイン]＞[テーブルスタイル]より「なし」を選択します。
PowerQueryとの接続を切りたい場合は、[クエリ]＞[削除]をクリックします。
さらにテーブル設定を解除したい場合は、[テーブルデザイン]＞[範囲に変換]をクリックします。
